Protocolo

NÚCLEO DE PROTOCOLO E GESTÃO DOCUMENTAL

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Funcionamento: De segunda à sexta – 08:00 às 12:00

O Núcleo de Protocolo e Gestão Documental é o setor responsável pela gestão informacional, documental e arquivística do IFPA Campus Óbidos. Subordinado ao Gabinete, as atribuições do Núcleo estão descritas no Art. 4º do Anexo I da resolução nº 852/2022 – CONSUP/IFPA, de 25 de outubro de 2022 e são as seguintes:

I - Implementar a Gestão documental seguindo as normas arquivística quanto aos procedimentos relativos à produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento, eliminação ou guarda permanente de documentos físicos e digitais relativos às atividades Meio e Fim no Campus;

II - Ser responsável pela atividade de protocolo como autuação de documentos para formação de processos eletrônicos, assim como registro, expedição, distribuição e o controle do envio de correspondências e processos físicos via malote;

III - trabalhar em parceria com o Núcleo de Gestão Documental da Reitoria com o objetivo de receber capacitação e orientação relativo a normas técnicas arquivísticas;

IV - Fazer parte do Comitê Gestor do Sistema Integrado de Arquivo (CGSIARC);

V - Trabalhar em parceria com a DTI, com o objetivo de otimizar a usabilidade do Módulos do SIG;

VI - Receber a documentação saída da fase corrente proveniente dos setores, bem como realizar o tratamento técnico arquivístico (classificação, armazenamento e avaliação);

VII - garantir, de forma ágil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e as informações neles contidas, resguardando os aspectos de sigilo e as restrições administrativas legais;

VIII - coordenar a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

IX - Elaborar listagem de documentos a ser avaliados pela CPAD;

X - Realizar procedimentos de conservação preventiva dos documentos físico e digitais, como higienização, migração de suporte etc.;

XI - prestar atendimento aos usuários internos e externos, quanto ao acesso às informações existentes no acervo permanente, mantendo o controle da consulta da documentação;

XII - zelar pela conservação dos bens patrimoniais sob sua responsabilidade;

XIII - preservar a memória institucional protegendo o acervo arquivístico do Campus, para servir como referência, informação, prova ou fonte de pesquisa científica;

XIV - acompanhar e subsidiar com informações a Unidade Gestora responsável pela alimentação do SIGPP, periodicamente, conforme solicitado;

XV - Executar outras funções que, por sua natureza, lhe estejam afetas ou lhe tenham sido atribuídas

RECURSOS DO NÚCLEO DE PROTOCOLO E GESTÃO DOCUMENTAL