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Setor de Protocolo e Arquivo

Publicado: Terça, 17 de Agosto de 2021, 14h43 | Última atualização em Sexta, 27 de Agosto de 2021, 09h18 | Acessos: 819

SETOR DE PROTOCOLO E ARQUIVO

 

O Setor de Protocolo e Arquivo, desenvolve as atividades de autuação de documentos em geral, compreendendo gestão de arquivos e guarda de documentos, cujas atividades são definidas a seguir:

  • Atender e orientar o público em geral;
  • Acompanhar e controlar a tramitação da documentação das solicitações de informações dos requerentes;
  • Acompanhar e controlar a tramitação da documentação das solicitações de informações dos requerentes;
  • Recebe requerimentos e faz a abertura de processos;
  • Gerenciar e operacionalizar os sistemas informatizados nas suas áreas de atuação;
  • Realizar atividades afins e correlatas.

Responsáveis:

  • Lucinei Viana Barbosa
  • Sátiro Monteiro Oliveira
  • Edilson Vinente de Sousa Junior

Contato: Este endereço de email está sendo protegido de spambots. Você precisa do JavaScript ativado para vê-lo.

Diretrizes para abertura de processos via protocolo.

Informações necessárias:

  • Descrição do processo (orienta-se que a descrição do processo seja a mais sucinta possível)
  • Documentos (documentos no formato de PDF ou JPG, e se possível anexar em um único documento)
  • Identificar os documentos a serem anexados (lista de documentos devidamente identificados, por exemplo: 01 oficio, 02 requerimentos, e assim com todos os documentos anexados)
  • Assinantes (listar os servidores que se faram necessário assinar os documentos anexados)
  • Interessados (listar os servidores que serão vinculados com interessados do processo)
  • Destino (identificar a unidade onde o processo deve ser encaminhado)

 

Atualização da Gestão do Setor de protocolo sobre implementação da LGPD no âmbito do IFPA

Em setembro de 2020, entrou em vigor a Lei Nº 13.709/2018 - Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD. O IFPA deverá se adequar a essa lei o mais breve possível, pois, a partir de 1º de agosto de 2021, quem não estiver em conformidade com a LGPD poderá sofrer sanções. 

A LGPD dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural.

Dessa forma, tornou-se um grande desafio para o Setor de Protocolo trabalhar com abertura dos processos, pois a maioria dos documentos enviados para instrução de processo conta com dados pessoais, inclusive a assinatura digital, que contém o CPF do assinante.

Através do portal público do SIPAC, é possível observar/verificar a exposição desses dados pessoais na internet, e, ao detectar dados pessoais expostos, fomos cobrados a adotar providências. No momento, não temos outra alternativa que a de abrir processo de natureza ostensivo com os documentos de restrita ao setor de tramitação, causando uma certa dificuldade para os servidores que irão fazer a análise desses documentos. Informo que foi instituído um GT destinado a elaboração de estudos e propostas para sistematizar a implantação da LGPD no Instituto, entretanto se faz necessário que todas as unidades organizacionais no âmbito do IFPA se envolvam nesta demanda pois todas se tratam dados pessoais seja de forma direta ou indiretamente.

Captura de Tela 1

 

 

Captura de Tela 2 

 Mais informações no link:  www.ifpa.edu.br/protecao-de-dados-pessoais-no-ifpa

 

Avisos

  • O setor de protocolo está disponível entre 8h até as 18h de segunda a sexta, obedecendo a legislação, com a pausa de 2h para almoço.
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